Roteirização: como funciona com equipes externas

Roteirização: como funciona com equipes externas

Não saber onde o técnico está, conta de combustível nas alturas, cliente ligando sem parar para questionar sobre o início da visita, já que o profissional não chegou na hora agendada. Esses são apenas alguns problemas que empresas que não têm roteirização passam. O pior é que todos eles impactam diretamente na sua produtividade, resultando em erros que ocasionam quebras de  contratos e impactos negativos no relacionamento com o cliente.

É um cenário bem pessimista o que descrevemos acima. Mas é a realidade de milhares que empresas que atuam com equipes externas nos atendimentos diretos ao cliente. Nessa dura situação todos saem perdendo:

  • Os técnicos que muitas vezes se perdem por não saberem a ordem das visitas e qual o próximo destino com antecedência;
  • O responsável pela gestão – acumula a tarefa de organizar a agenda, repassar as visitas agendadas aos técnicos e responder os clientes  que ligam questionando a demora no atendimento;
  • Clientes que se sentem desprezados por não serem atendidos no horário agendado ou previsto. Inclusive, se ele acionou a empresa, geralmente é porque está com problemas de manutenção e precisa resolvê-los o mais breve possível.

Aposto que você está pensando o que tudo isso tem a ver com roteirização. Mas nas próximas linhas você vai entender que todos esses problemas estão totalmente relacionados a ela.

O que é roteirização 

Roteirização é simplesmente a ação que define os trajetos que serão seguidos por um indivíduo ou equipe. É utilizado por empresas que atuam com equipes em campo compostas por técnicos que realizam manutenção e instalação. O principal objetivo é otimizar a agenda dos colaboradores. Empresas que atuam no ramo de transportes e entregas também fazem uso.

Mesmo que existam aplicativos que indicam o trajeto, traçando rotas para chegar mais rápido ao destino final, unir outros processos essenciais para que aquela visita seja feita com qualidade evita erros e atrasos.

Por que utilizar roteirização nas equipes? 

Você anda se perguntando porque a conta da sua empresa não fecha? Possivelmente, um dos motivos é a falta de roteirização. Com o combustível nas alturas, grandes deslocamentos e trânsito intenso causam um rombo em qualquer fluxo de caixa. Agora, imagine se toda essa grana pudesse ser investida em novos processos, contratações e melhorias? As chances do seu negócio sair do status atual seria maior, concorda?

A tarefa de traçar rotas cabe a um funcionário da empresa? Até pode ser, entretanto, a pessoa vai levar horas. Pense em uma cidade como São Paulo, por exemplo. Ainda, é preciso levar em conta o número de técnicos e agendamentos previstos para aquele dia. Bom, para piorar o cenário, ainda existem aqueles dias em que o caos se instala. Chuvas, enchentes, queda de energia que desliga vários semáforos (ou sinaleiras, caso prefira dependendo da sua região).

Com toda essa situação colocada na mesa, indico as vantagens que a roteirização proporciona para a empresa e equipes:

  • Economia de tempo – faça mais atendimentos em um único dia;
  • Economia de combustível – nada de agendar visitas seguidas em locais distantes. Com a roteirização, é possível agendar visitas mais próximas evitando longas distâncias. Ainda, o cliente é atendido no horário agendado ou até antes. Sabe, surpreender o cliente positivamente sempre agrega mais pontos para a empresa.

Ainda, com a roteirização é possível ter detalhes da rota, fazer o acompanhamento em tempo real, possibilidade de mudanças na ordem das visitas, mesmo após o agendamento. E você acompanha literalmente o seu técnico.

 

roteirização

A roteirização melhora e otimiza o tempo e a economia de combustível. Foto: Pexels

Como fazer roteirização 

Utilizar mapas é muito anos 90. Se nós, eu e você estamos conectados na base da tecnologia, a sua roteirização também precisa fazer parte dela. Aproveite ao máximo tudo o que esse recurso possibilita, indo muito além de uma simples conexão de internet.

A roteirização é feita por meio de uma ferramenta que traça todas as rotas a partir de uma inteligência artificial e ainda considera a preferência do usuário. Se ele quer um percurso mais rápido, mais curto ou equilibrado em economia e velocidade.

Ali, você encontra três abas nas quais é possível traçar rotas pelos seguintes segmentos:

  • Atividades do dia – a partir da agenda;
  • Mapa – de acordo com o atendimento de cada região;
  • Linha do tempo – organizando todo o fluxo dos técnicos.

Por esses painéis disponíveis em um sistema de gestão de equipes externas o gestor consegue ter o controle de tudo e fazer mudanças de última hora.

 

Como utilizar a roteirização na operação 

A forma mais prática disponível hoje no mercado e que integra todos os processos citados acima, não é o Waze, pelo o que você percebeu. Claro que esse app facilita e muito nossa vida, entretanto, quando se trata de roteirização de equipes externas com organização não é o mais eficiente.

E para quem atua com empresas com técnicos na rua sabe que apenas a roteirização não basta para que um trabalho seja bem feito. Sabe aquele atendimento que o cliente dá cinco estrelas na avaliação e dá tchau para o técnico com o sorriso no rosto e aliviado por ter o problema resolvido?

Para isso é preciso ir muito além da economia de tempo e de combustível. Você precisa de sintonia entre os processos para que eles conversem entre si e auxiliar quem está agendando as visitas e quem está nas ruas as executando.

Por exemplo, a ordem de serviço precisa contemplar exatamente tudo o que está proposto para o atendimento. Nome do cliente, endereço e o problema a ser resolvido. Não adianta o técnico ter acesso ao endereço se quando chega ao local não sabe o que fazer.

Outros processos fundamentais são o checklist e o relatório fotográfico. Mais que comprovar que determinado serviço foi realizado, indica o estado da peça que foi substituída, o que foi instalado no lugar e o estado do local antes e depois da troca, dependendo do tipo de serviço.

Você anda se perguntado por que mesmo fazendo tudo certo, como manda o figurino, a produtividade no fim do mês não aumenta?  A resposta é simples: porque as ferramentas que você utiliza hoje não são as que você precisa. Isso se você utiliza alguma.

Por onde começar? 

E sendo bem sincero, o que te impede de melhorar seus resultados hoje? Você tem diversas oportunidades que batem na sua porta e você não deve deixá-las passar. Em primeiro lugar, você tem que mudar a sua realidade financeira. Em segundo lugar, isso só vai acontecer se você mudar agora, fazendo diferente do que fez até hoje.

Então, comece cortando o que não te traz resultados e investindo nas ferramentas certas. Entre elas, uma que não apenas inclui a roteirização, mas integra todos os itens necessários para aumentar a qualidade do seu atendimento. Isso resume-se ao Field Control, sistema de gestão de equipes externas. Porém, mais que qualidade, elimina os erros tão comuns que acontecem todo dia e que, infelizmente, viraram rotina na sua equipe.

Mas você tem a chance de mudar isso agora. Te convido a dar um primeiro passo assistindo o vídeo abaixo:

 

Depois disso, agende uma demonstração gratuita. Só na prática você sentirá a facilidade no dia a dia da sua equipe e de toda a gestão da empresa. O aumento da sua produtividade em até 40% é real, tanto que mais de 25 mil técnicos já utilizam o Field Control. Então, clique aqui agora e entenda como será o uso, a partir da sua realidade.  Quer saber mais o que podemos fazer por você? Descubra em nosso site: https://fieldcontrol.com.br/.

 

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Equipe Field Control

O Field Control é uma poderosa ferramenta de gestão para empresas prestadoras de serviços. Para o gestor, organização e controle da empresa. Para os técnicos, praticidade e mais rendimento nas atividades do dia a dia.

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